Koraviruksen remutessa ympäri maailmaa yhä useampi työntekijä on joutunut uuden tilanteen eteen. Kotikarenteeni voi johtua viimeisimmästä ulkomaan matkasta, oireiden yltymisestä tai olla keino uusien tartuntojen estämiseksi, kuten osassa Eurooppaa juuri tällä hetkellä. Yrityksiä kehotetaan nyt enemmän kuin koskaan edistämään etätyömahdollisuuksia, ja tarjoamaan online-työkaluja, joilla tavallinen arki ei keskeydy tartuntatautien takia.
Päätös onkin viisas kahdesta syystä: ensimmäisenä sillä taataan työntekijöiden turvallisuus ja toisena yrityksen toiminta. Liiketoiminta ei lamaannu ja vedä tilannetta kurjempaan lamaan. Näin varmistetaan myös, ettei yrityksen työntekijöitä tarvitse irtisanoa tappioiden pitämiseksi kurissa. Etätyö on paitsi mahdollisuus, myös vastuullinen päätös.
Pilvipohjaiset palvelut hyötykäyttöön
Kaikki teknologia, jota tehokkaaseen etätyöskentelyyn tarvitaan, on jo olemassa. Nopeat nettiyhteydet ja mobiiliverkot ovat mukana yhdistämässä ihmisiä ajasta ja paikasta riippumatta.
Erilaisia pikaviestimiä, kuten WhatsAppia, Skypeä ja Slackia, on helppo käyttää. Palvelut, kuten Google Hangouts, GoToMeeting, Zoom ja Microsoft Teams, mahdollistavat verkkokokouksien ja tiimipalaverien pidon ja tiedonjaon samoin tavoin kuin kasvotusten. Myös seminaarit ja konferenssit onnistuvat käytetystä sovelluksesta riippuen.
Etätyön ei olekaan tarkoitus olla yksinäistä pakertamista, vaan esimieheen ja kollegoihin saa yhteyden tarvittaessa. Etätyön puolesta puhuu myös se, että monilla aloilla työ on jo valmiiksi sähköistä. Jokapäiväisiä työasioita hoidetaan pilvipohjaisten tietojärjestelmien, ohjelmistojen ja sähköpostipalveluiden kautta.
Etätöihin valmistautuminen
Ennen etätöiden aloittamista on tärkeä varmistaa, että laitteisto on kunnossa ja tekniset ongelmat ratkottu. Etätyöntekijöillä on myös hyvä olla teknisen tuen yhteystiedot, jos odottamattomia ongelmia ilmenee. Nopea reagoiminen yllättäviin katkoksiin vähentää turhautumista ja laskee toimettomana vietettyä aikaa.
Esimiehen ja tiimin kanssa on viisasta käydä läpi odotettu työaika tai muut tavoitteet, jotka tietyssä ajassa halutaan saavuttaa. Yhteinen pelisuunnitelma ja sovitut työajat lisäävät varmuutta ja työntekijöiden autonomiaa. Pyri noudattamaan samoja rutiineja kuin toimistollakin sujahtaaksesi työmoodiin. Kun sävelet ovat selvät, hoituu työkin kuin valssi myös toimiston ulkopuolella.
Laadi joka aamu itsellesi päivän työlista, ja rastita jo tehdyt asiat pois päiväjärjestyksestä. Tämä auttaa sinua paitsi priorisoimaan tehtäviä, myös jäsentämään tehtäväsi tehokkaasti. Tapa myös pitää huomiosi tarvittavissa askareissa eikä aikaa kulu ”mitä minun pitikään tehdä” -yksinpuheluun. Langat pysyvät paremmin hyppysissä eikä vaivaannuttavia unohduksia tapahdu yhtä helposti.
Luo itsellesi viihtyisä työtila
Seuraavaksi on aika kääntää huomio tilaan, jossa etätöitä tehdään. Ympäristö vaikuttaa keskittymiseemme ja mielialaamme merkittävästi, ja vaikkei kyseessä olisikaan paratiisisaaren aurinkoinen terassi, saadaan omasta työtilasta mielekäs vähällä vaivalla.
Etätyötila on monelle tällä hetkellä se haasteellisin osa etätyönteossa, sillä kotoa saattaa löytyä puolison lisäksi myös useampi etäkoulua käyvä lapsi.
Varmista, että työtilasi on mahdollisimman hiljainen ja rauhallinen ilman häiriötekijöitä. Jos sinulla on tapana keskittyä paremmin kuunnellessa musiikkia, pidä äänenvoimakkuutta hissimusiikin tasolla. Huolehdi riittävästä valaistuksesta, ja siitä työtasosi on tarpeeksi suuri kaikille tarvitsemillesi asioille.
Sisusta työtilasi itseäsi miellyttävällä tavalla ilmaa raikastavia viherkasveja unohtamatta. Jos sää sallii, pidä ikkunaa auki, jotta ilma vaihtuu. Aivot tarvitsevat happea käsitelläkseen tietoa tehokkaasi ja tarkasti. Haukottelu ja väsymys ovat merkkejä tilan hapenpuutteesta.
Kiinnitä huomiota ergonomiaan
Myös kotitoimistossa on tärkeää kiinnittää huomiota ergonomiseen työasentoon. Vältä houkutusta lysähtää upottavalle sohvalle, vaan istu selkä suorassa työ- tai ruokapöydän ääressä. Voit myös vaihdella kannettavan paikkaa päivän mittaan ja työskennellä välillä seisten. Mikään ei myöskään estä sinua yhdistämään kahvitaukoosi pientä venyttelyä, josta niska-hartia-alueesi varmasti kiittää.
Muista tauottaa päiväsi
Etätöissä ollessa on tärkeää tehdä selkeä ero, koska työskennellään ja milloin nautitaan vapaa-ajasta. Etätyö ei tarkoita 24 tunnin päivystämistä, mutta ei myöskään töiden jatkuvaa lykkäämistä ”parempaan ajankohtaan”. Päätä työajat, ja pysy niissä. Kerro työajoistasi myös perheellesi ja ystävillesi, joiden voi olla vaikea käsittää, mikset voi lähteä ostoksille, kun kerran olet kotona.
Jos työnantajalla ei ole sähköistä leimaussysteemiä, voit kellottaa päiväsi monilla eri online-työkaluilla. Osa on ilmaisia, kuten Toggl, ja osan käytöstä on maksettava kuukausittainen tai vuosittainen käyttökulu. Keskustele työnantajasi kanssa, miten työajan valvonta hoidetaan.
Muista myös levon tärkeys, äläkä jätä väliin lakisääteisiä kahvitaukoja kotonakaan. Vietä vartti muissa puuhissa, ja palaa virkistyneenä työpisteellesi. Samoin tulee menetellä lounasaikaan. Pikainen voileipä tietokoneen ääressä voi tuntua kätevältä ratkaisulta, mutta ei lataa akkujasi samalla tavalla kuin eri huoneessa nautittu täyttävämpi lounas. Pidä kahvitaukoja myös työkavereidesi kanssa virtuaalisesti videopuhelun välityksellä!
Kun päivän työt on tehty, kirjaudu ulos ja tee itsellesi tärkeitä asioita. Liiku, harrasta ja vietä aikaa perheen ja ystävien parissa. Nuku hyvin ja riittävästi, jotta olet virkeä seuraavana aamuna yhteydet avatessasi. Erota työ- ja kotiminä selkeästi, vaikka ympäristö ei muutukaan.
Avoin kommunikointi on avain onnistumiseen
Etätyön suurimpia haasteita on asioiden lykkääminen, työyhteisöstä vieraantuminen ja oma-aloitteisuuden puute. Etätyössä olet entistä korostetummin vastuussa siitä, miten päiväsi jaksotat ja mitä saat aikaan. Säilytä tiivis yhteys omaan työyhteisöösi. Puhu, kysy, neuvo ja keskustele, jotta kaikki työvaiheet ovat selkeitä, ja muista, ettet jää yksin haastavien tilanteiden kanssa etätöissäkään.
Informaation kulun ei tulisi heiketä millään tavalla etätöissäkään – se vain muuttaa muotoaan kasvokkaisista tapaamisista sähköisiin. Päinvastoin, tiedotus voi jopa lisääntyä, jos yritykset alkavat lähettää työntekijöilleen päivittäisiä uutiskirjeitä ja muita toimintaohjeita.
Etätyössä kaikenlainen kommunikointi ja ajatusten materialisoiminen on ehdottoman tärkeää, jottei työntekijä tunne näkyvyytensä vähenevän työyhteisössä. Nykyaikana yritykset ja tiimit ovat entistä laajalle levittyneitä, ja osaavia etätiimien vetäjiä tarvitaan. Lisäksi etätyö mahdollistaa, että yritykseen saadaan parhaat osaajat riippumatta heidän fyysistä sijainnistaan.
Vaikka etätyö näyttää sopivan paremmin joillekin aloille, kuten koulutukseen ja muihin netin kautta välitettäviin palveluihin, niin juuri tällä hetkellä sitä pyritään tekemään alalla kuin alalla.
Korona tulee muuttamaan monta asiaa tulevaisuudessa ja aika näyttää tuleeko etätyöstä normi koronan myötä.